Urząd Gminy Serniki - Biuletyn Informacji Publicznej

Codziennie w godzinach pracy Urzędu, pok. nr 2A.

1. W zakresie obsługi administracyjnej Rady Gminy, jej komisji oraz jednostek pomocniczych Gminy:

1)    przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu materiałów na sesje Rady Gminy oraz posiedzenia komisji Rady;

2)    obsługa organizacyjno-techniczna Rady, stałych komisji ora doraźnych komisji Rady, w tym:

a)    sporządzanie protokołów z obrad rady i posiedzeń komisji, zebrań i spotkań,

b)    przekazywanie uchwał Wojewodzie Lubelskiemu oraz RIO, przesyłanie uchwał Rady stanowiących akty prawa miejscowego do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym,

c)    prowadzenie rejestru i zbioru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych, wniosków i opinii komisji,

d)    prowadzenie rejestru i zbioru rozstrzygnięć nadzorczych dotyczących uchwał,

e)    organizacja spotkań radnych z mieszkańcami i dyżurów radnych,

f)     sporządzanie projektów sprawozdań z działalności Rady i komisji Rady oraz przygotowywanie projektów planów pracy Rady i komisji,

g)    terminowe doręczanie radnym zawiadomień i materiałów na posiedzenia sesji i komisji Rady,

h)    kompletowanie i przygotowywanie materiałów pod obrady sesji wg ustaleń Przewodniczącego,

i)      podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,

3)     opracowywanie danych statystycznych i sprawozdań dotyczących Rady Gminy i jej komisji;

4)     udostępnianie informacji publicznej z zakresu działania Rady;  

5)     publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej wykazów głosowań radnych; uchwał i projektów uchwał, zawiadomień o sesjach Rady Gminy;

6)     prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych składanych Przewodniczącemu Rady;

7)     prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem przez Radę skarg, wniosków i petycji, prowadzenie rejestru skarg i wniosków, petycji;

8)     przekazywanie jednostkom organizacyjnym i komórkom organizacyjnym Urzędu uchwał rady, interpelacji i wniosków złożonych przez radnych;

9)     prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta jako organu gminy i kierownika Urzędu;

10)  organizowanie wyborów organów jednostek pomocniczych oraz gromadzenie i przechowywanie dokumentacji z tych wyborów;

11)  obsługa kancelaryjna i techniczna organów samorządu mieszkańców.

2. W zakresie kadr:

1)    prowadzenie spraw związanych z zawieraniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami, zwalniania, awansowania, nagradzania, karania;

2)    prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników (jego nawiązaniem, wygaśnięciem i rozwiązaniem), zgodnie z Kodeksem pracy, ustawą o pracownikach samorządowych oraz rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w tym m.in.:

a)    prowadzenie akt osobowych pracowników,

b)    prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy,

c)    prowadzenie dokumentacji związanej z korzystaniem z urlopów wypoczynkowych,

d)    prowadzenie karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację,

e)    doręczanie, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informacji albo zawiadomień o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej,

f)     wydawanie dokumentacji pracowniczej,

3)    kompletowanie dokumentacji kadrowej związanej z zawieraniem umów o pracę i rozwiązywaniem stosunku pracy;

4)    dokumentowanie akt uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej, jednorazowej odprawy pieniężnej w związku z przejściem na rentę lub emeryturę;

3)    prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem jednostek oświatowych;

4)    przygotowywanie dokumentacji kadrowej związanej ze zgłaszaniem do ZUS i współpraca w tym zakresie z Referatem Finansowo-Podatkowym;

5)    sporządzanie świadectw pracy;

6)    przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych, naliczanie wysokości wymiaru urlopu wypoczynkowego, ustalanie prawa do urlopu wypoczynkowego;

7)    prowadzenie dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników z urlopu rodzicielskiego, macierzyńskiego, opiekuńczego, wychowawczego, działania siły wyższej, opieki nad dzieckiem oraz bezpłatnego;

8)    kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych;

9)    prowadzenie ewidencji delegacji służbowych oraz ewidencji szkoleń pracowników;

10) prowadzenie rejestru wyjść służbowych i wyjść prywatnych godzinach służbowych,

11) prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych;

12) pobieranie elektronicznych zaświadczeń lekarskich (e-zwolnienia e-ZLA), prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich;

13) prowadzenie spraw związanych z wpłatami  na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. W zakresie prowadzenia zakładowej działalności socjalnej:

1)    organizacja działalności socjalnej zgodnie z regulaminem ZFŚS;

2)    opracowywanie rocznego planu dochodów i wydatków;

3)    przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń i ich ewidencja;

4)    prowadzenie kart ewidencyjnych korzystania z Funduszu przez poszczególnych pracowników.

4. W zakresie bhp:

1)    przeprowadzanie i organizacja szkoleń wstępnych w dziedzinie bhp dla pracowników oraz prowadzenie rejestru szkoleń, prowadzenie szkoleń wstępnych dla osób odbywających praktykę, staż w Urzędzie;

2)    organizowanie szkoleń okresowych dla pracowników Urzędu;

3)    kierowanie na badania profilaktyczne: wstępne, okresowe, kontrolne;

4)    przygotowywanie, rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych;

5)    przydzielanie pracownikom, odzieży roboczej i ochronnej, środków ochrony indywidualnej, środków higieny osobistej;

6)    naliczanie ekwiwalentu pracownikom za pranie odzieży roboczej i ochronnej we własnym zakresie;

7)    przydzielanie posiłków i napojów profilaktycznych;

8)    nadzorowanie wykonywania pomiaru oraz prowadzenie rejestru wyników badań pomiarów czynników szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych w środowisku pracy;

9)    przydzielanie pracownikom zwrotu kosztów okularów korygujących wzrok w związku z obsługą monitora ekranowego;

10) dokonywanie oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk oraz jej aktualizacja;

11) informowanie kierownictwa o nieprawidłowościach i zagrożeniach w zakresie BHP.

 5. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

1)    opracowywanie i aktualizacja instrukcji w sprawie organizacji i funkcjonowania archiwum zakładowego;

2)    przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu;

3)    prowadzenie ewidencji przyjętych materiałów i ich właściwe przechowywanie, zgodnie z rzeczowym wykazem akt;

4)    udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

5)    przekazywanie dokumentacji archiwalnej kat. „A” do Archiwum Państwowego;

6)    występowanie do AP o uzyskanie zgody na dokonanie brakowania dokumentacji kategorii „B”;

7)    niszczenie, likwidacja i przekazywanie na makulaturę dokumentacji kat. „B”; sporządzanie protokołów brakowania akt;

8)    przyjmowanie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, organizacja elektronicznego archiwum w Urzędzie i współpraca z Archiwum Państwowym w tym zakresie, nadzór nad bezpiecznym przekazywaniem i przechowywaniem dokumentacji elektronicznej.